Projektbeskrivelse
Projektets arbejdstitel
Engestofte Julemarked Assistent
Problem
Hvilket konkret problem løser vi?
Engestofte Julemarked modtager mange henvendelser fra stadeholdere før, under og efter julemarkedet.
Der bruges tid på at besvare de samme spørgsmål igen og igen, holde styr på oplysninger om stadeholdere og koordinere information mellem forskellige personer og dokumenter.
Derudover kan det være svært at bevare overblikket, når mange stadeholdere skal håndteres samtidig.
Jeg ønsker at undersøge, hvordan AI kan hjælpe med at skabe bedre overblik og reducere noget af det manuelle arbejde uden at fjerne den menneskelige kontakt.
Bruger
Hvem er den primære bruger?
Den primære bruger er Lise og administrationen bag Engestofte Julemarked.
En stor del af viden og koordinering ser ud til at være samlet hos få personer. Derfor skal løsningen hjælpe med at samle information ét sted, så overblikket ikke går tabt, hvis en medarbejder er syg, har ferie eller på anden måde ikke er til stede.
Sekundære brugere er:
- Stadeholdere
- Potentielle stadeholdere
- Gæster
Nuværende proces
Hvordan foregår det i dag?
Stadeholdere sender spørgsmål via mail eller anden kontakt.
Administrationen skal manuelt:
- læse spørgsmål
- besvare spørgsmål
- indsamle oplysninger
- holde styr på ønsker og behov
- koordinere placeringer
- følge op på manglende oplysninger
Meget af arbejdet bygger på erfaring og manuelt overblik.
Foreslået løsning
Hvad bygger vi?
Jeg vil bygge en AI-assistent til Engestofte Julemarked.
Løsningen skal kunne:
- besvare ofte stillede spørgsmål
- hjælpe stadeholdere med information
- hjælpe gæster med praktiske oplysninger
- hjælpe administrationen med at skabe overblik
AI’en skal fungere som en assistent og ikke som en erstatning for administrationen.
AI-funktion
Hvad bruger vi AI til?
Vi vil bruge AI til:
- chatbotfunktionalitet
- FAQ-besvarelse
- informationsudtræk fra beskeder
- forslag til svar på henvendelser
Derudover vil vi undersøge, om AI kan hjælpe med at strukturere oplysninger fra stadeholdere.
MVP
Hvad er den mindste version, vi kan demonstrere?
Som minimum:
- chatbot med FAQ
- spørgsmål fra stadeholdere
- spørgsmål fra gæster
- simpel informationssøgning
Afgrænsning
Hvad bygger vi ikke?
Vi bygger ikke:
- betalingssystem
- billetsystem
- automatisk standplacering
- integration til eksisterende systemer
Vi fokuserer på en prototype, der kan demonstrere konceptet.
Kundespørgsmål
Hvilke svar mangler vi?
- Hvilke spørgsmål får I oftest?
- Hvilke oplysninger skal stadeholdere altid give?
- Hvilke oplysninger mangler oftest?
- Hvordan planlægges standplaceringer?
- Findes der faste placeringer?
- Har I kort eller oversigter fra tidligere år?
- Hvilke dele af processen tager mest tid?
Antagelser
Hvad antager vi indtil videre?
Vi antager:
- at mange spørgsmål går igen hvert år
- at FAQ kan besvare en stor del af henvendelserne
- at administrationen ønsker at bevare den personlige kontakt
- at AI primært skal fungere som støtteværktøj
Næste tre opgaver
- Afklare behov og spørgsmål med Engestofte Julemarked.
- Udarbejde en første systemskitse.
- Formulere en prompt til kodeagent og bygge første prototype.